...FAQ's...

 

• Wer ist Abiballscout.de?

Abiballscout.de steht seit 7 Jahren für qualitativ hochwertige Abiturbälle. Unser Team umfasst 3 feste und mehr als 20 freie Mitarbeiter. Pro Jahr werden über 30 Events mit über 18.000 Gästen von Abiballscout.de  organisiert und betreut.

• Was macht Abiballscout.de

Wir organisieren seit 7 Jahren qualitativ hochwertige Abiturbälle – Unser Markenzeichen ist die komplette Organisation zu fairen und transparenten Preisen. Ihr Vorteil – alles aus einer Hand. Selbstverständlich organisieren wir auf Wunsch und nach Absprache auch nur Teilbereiche wie zum Beispiel Veranstaltungstechnik, DJ, Catering, Equipment oder Personal. 

• Was kostet der Service von Abiballscout.de?

Natürlich kostet guter Service Geld. Allerdings nutzen wir aufgrund unserer ausgezeichneten Marktposition unsere langjährigen guten Kontakte. So bekommen wir durch eine große Anzahl von Veranstaltungen den jeweiligen Locations, bei den Künstlern oder bei den Caterern Sonderkonditionen. Außerdem verfügen wir über umfangreiches Equipment. Dadurch können wir Abiturbälle wesentlich preiswerter anbieten, als bei einer Selbstorganisation. Fordern Sie Ihr Angebot doch einfach unverbindlich an. 

• Wie setze ich mich mit Abiballscout.de Kontakt?

Am besten verwendet Ihr unser Kontaktformular auf unserer Internetseite. Selbstverständlich freuen wir uns ebenso über euren Anruf, eine Mail oder eure WhatsApp Nachricht. 

• Was muss ich tun, wenn mir das Angebot zusagt?

Ihr sendet bitte einfach eine kurze Bestätigung per Mail sowie die Adressen und Geburtsdaten der Vertragsunterzeichner an Abiballscout.de. Der Vertrag kommt innerhalb von wenigen Werktagen per Post. Diesen sendet ihr bitte zeitnah unterzeichnet an uns zurück. Fragen zum Vertrag besprechen wir gern mit euch telefonisch oder an eurer Schule. 

• Wer muss den Vertrag unterschreiben?

Mindestens eine Person – entweder aus dem Abiballkomitee, eine Vertrauensperson aus der Schule oder Eltern. Üblich sind 2-4 Personen. Die Unterzeichner müssen volljährig sein. 

• Kommen weitere Kosten, außer die im Vertrag aufgeführten, auf uns zu?

Grundsätzlich nein! Alle im Vertrag aufgeführten Leistungen sind mit dem im Vertrag vereinbarten Preis abgegolten! Lediglich Zusatzleistungen über den Vertrag hinaus, die von den Abiturienten gewünscht werden, können Zusatzkosten verursachen und bedürfen der Absprache. Wenn keine Getränkepauschale vereinbart wurde, sind die Getränke vor Ort selbst zu bezahlen. Nicht Vertragsbestandteil sind die GEMA-Gebühren – siehe GEMA-Gebühr. 

• Was ist die GEMA-Gebühr?

Diese Gebühr wird von der GEMA erhoben, wenn öffentlich Musik auf Veranstaltungen gespielt wird. Gern sind wir bei der Anmeldung behilflich. Es empfiehlt sich, den Abiball im Schulnamen anzumelden, da es dann auf die Gebühr einen zusätzlichen Nachlass gibt! 

• Was heißt Personenminimum?

Unsere Preiskalkulation berechnet sich auf einem Preis pro Person und ist damit an eine Mindestanzahl von Gästen gekoppelt. Der Vertrag wird daher auf Grundlage eines Personenminimums geschlossen. Wird dieses nicht erreicht, kann sich der Kartenpreis erhöhen. Im Vertrag ist dies zu Ihrer Planungssicherheit entsprechend aufgeführt. 

• Wie kann ich das Personenminimum für meinen Abiball sicher planen?

Es gibt zwei Möglichkeiten: entweder vorher Listen austeilen, wo die Abiturienten die Anzahl der Gäste verbindlich eintragen können oder die Faustformel verwenden: Abiturienten x 4 + Lehrer. 

• Gibt es Stuhlpläne bzw. Raumpläne?

Selbstverständlich! Alle Raumpläne sowie Getränke - und Buffetlisten usw. übermitteln wir den jeweiligen Ansprechpartnern. 

• Kann ich mich mit dem DJ und dem Fotografen für Detailabsprachen in Verbindung setzen?

Selbstverständlich! Vor der Veranstaltung werden Sie von Abiballscout.de in Ihre Vertragslocation eingeladen. Dort lernen Sie Ihr komplettes Abiball-Team, wie den DJ, die Security und den Eventmanager kennen. 

• Kann ich Sponsoren organisieren?

Natürlich! Allerdings müssen Sponsoren, vor allem Getränkesponsoren vorher mit Abiballscout.de abgesprochen werden. 

• Können Freunde nachkommen? Wie läuft die Abendkasse ab?

Die Abendkasse für Nachkömmlinge öffnet in der Regel um 23:00 Uhr (Änderungen sind mit Absprache natürlich möglich). Eure Mitschüler, Freunde, Verwandte usw. können gerne zur Party nachkommen. 

• Muss ich am Veranstaltungstag früher kommen?

Wir bitten darum, eine halbe Stunde früher zu erscheinen, damit vorher alles von dir/euch abgenommen werden kann. 

• Dürfen Kinder kostenlos an der Veranstaltung teilnehmen?

Ja, Kinder unter 12 Jahren, werden nicht dazu berechnet und dürfen kostenlos an unseren Abibällen teilnehmen. 

• Darf ich Getränke zur Veranstaltung selbst mitbringen?

Leider nein, wie grundsätzlich im Eventbereich üblich. Diese müssen am Einlass zur Aufbewahrung abgegeben werden. Sollten dennoch auf der VA selbst mitgebrachte Getränke gefunden werden, wird von der Location ein Korkgeld erhoben. 

• Was passiert, wenn ich ein Glas o.a kaputt mache?

Wenn es nicht mit Vorsatz oder mit grober Fahrlässigkeit geschehen ist - natürlich nichts. Abiballscout.de versichert alle Abibälle mit einer entsprechenden Haftpflichtversicherung. Dabei sind z.B. Glasbruch oder Feuer inbegriffen. Die Versicherung ist schon im Kartenpreis mit einbegriffen. 

• Sind Getränkepauschalen möglich?

Je nach Location sind Getränkepauschalen möglich. Die Preise können abhängig von der Location unterschiedlich sein. Bitte sprechen Sie uns direkt darauf an. 

• Darf ich das Buffet ändern?

Natürlich können bis 31 Tage vor Veranstaltungsbeginn die Buffets geändert werden. Es ist allerdings zu beachten, dass bei Speisentausch oder bei der Buchung von zusätzlichen Gerichten der Buffetpreis neu kalkuliert werden kann. Deshalb bitten wir euch immer gleichwertig zu tauschen: Also Pasta durch Rinderfilet zu ersetzen, ist höchstwahrscheinlich mit einem Aufpreis verbunden. 

• Ist Ton - und Lichttechnik vorhanden?

Je nach Auswahl unserer Karten stellt Abiballscout.de die Ton- und Lichttechnik für den DJ zur Verfügung. Inbegriffen sind Funkmikrofone. Zusätzliches Equipment, z.B. für eine Band oder ein Solokünstler kann von der Schule selbst organisiert oder auch von uns angemietet werden. Dies kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.

• Wird unser Abiball am Abend betreut?

Selbstverständlich sind wir auch am Ballabend für euch da. Unser DJ begleitet euch von Anfang an durch das Programm, unterstützt euch bei Technikfragen und spielt Hintergrundmusik zum Essen. Darüber hinaus steht am Abend ein fester Ansprechpartner für alle auftretenden Fragen zur Verfügung. Die Security kümmert sich um die Akkreditierung der Gäste.